¿Qué es y para qué sirve un Manual de Procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento donde se establece toda la organización y se estructura la información en todas las áreas y direcciones a nivel general en una empresa, o de cualquier sistema organizado. Este documento es metódico y contiene el registro y las operaciones a realizarse en una administración. 

¿Qué es un manual de procedimientos?

Es principalmente un escrito o un documento donde se presenta de forma organizada todos los procedimientos internos de la empresa. Desde gestión integral, políticas, actividades referentes a la empresa, hasta información sobre los objetivos y metas de la empresa.

Este Manual de procedimientos es bastante común para las empresas y corporaciones. Ya que delimita y establece el desarrollo interno y proyecta sus actividades operativas externas. Esto determina el seguimiento y control, en tiempo y forma de los objetivos redactados en este instrumento administrativo.

¿Para que sirve un manual de procedimientos?

Su finalidad es bien clara. El manual de procedimientos sirve para controlar y vigilar que las normas internas de la empresa se cumplan, tal y como se establecen. También crean metas a corto, mediano y largo plazo para la empresa. Además de que le otorga cuerpo y estructura al sistema administrativo, sin un manual de procedimientos la empresa no tendría normas, ni objetivos previstos.

Importancia del manual de procedimientos

Un manual de procedimientos tiene bastante importancia dentro del esquema administrativo, debido a que diagrama y determina todos los procesos de la empresa y áreas departamentales necesarias para el optimo funcionamiento de este. También le otorga un informe al nuevo personal para que se adapte y cumpla con todas las normas internas exigidas por la compañía.

Tales como; vestimenta, actividades y procedimientos laborales de cada área y puesto de trabajo. Describiendo las funciones de todos, desde el gerente al vigilante de pasillo. Todos los manuales de procedimientos ayudan al buen desarrollo de la gestión administrativa, ya que le da las pautas y estructuras normativa que debe seguir.

Ventajas de un manual de Procedimientos

  • Facilita la capacitación de nuevos empleados.
  • Direcciona los objetivos hacia el crecimiento de la empresa.
  • Mantiene los estándares de calidad altos.
  • Esta para facilitar la comunicación interna y resolver disputas.
  • Establece las normas de cumplimiento interno de los empleados.
  • Establece las normas de fabricación de un producto.
  • Define las políticas, objetivos y procedimientos internos de la empresa.
  • Mantiene la responsabilidad del ejercicio de sus trabajadores.
  • Estructura los niveles de autoridad.
  • Delega las funciones y gestiona los procesos de la empresa.
  • Establece limites en la explotación de recursos.
  • Programas de capacitación de personal.
  • Define las responsabilidades de cada sistema de la organización.
  • Genera controles de calidad y eficiencia. 

¿Cómo hacer un manual de procedimientos?

Estructura

Como primer paso se debe tener en consideración los modelos, justificación y elementos determinantes para la realización de este manual de procedimientos. Los procesos centrales y objetivos de la empresa.

Identificación

Como segundo paso, es menester implementar el logotipo, nombre, y todo lo referente a la historia de la empresa. Esto la dota de un carácter mas autentico y le otorga de esa característica particular que la hará a conocer.

Introducción

En este paso se detalla la estructura del manual, se describen sus propósitos y objetivos a largo plazo.

Contenido

Se desarrollan las actividades de la empresa, se establecen las normativas internas, se plasman los diagramas que determinan las funciones de cada área y los flujogramas de procesos.

Políticas y legislaciones

Se redactan las normas y actividades de la organización, en concordancia con las leyes y constitución vigente del estado. Así como todos los derechos y deberes conferidos en la ley del trabajo y la constitución del país.

Organigrama de jerarquía

En este paso se establecen claramente las responsabilidades y funciones de cada puesto de trabajo.

Actividades de negocio

Para el ultimo paso se estructuran los procedimientos externos y normas internas de ventas, operaciones, producción o distribución de bienes y servicios de la empresa.

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